die Vorsorge
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Was ist Payroll?

Payroll – auf Deutsch Lohnbuchhaltung – ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensverwaltung und ist besonders relevant für die Finanz- und Personalabteilung in einem Unternehmen. Auch und gerade in der Schweiz sind die damit verbundenen Prozesse und gesetzlichen Anforderungen komplex und erfordern ein hohes Mass an Genauigkeit und Effizienz.

Der Begriff umfasst sämtliche Abläufe rund um die Lohnabrechnung und die damit verbundenen Abzüge und Meldungen. Hier erfährst du, welche Bedeutung Payroll für Unternehmen hat und welche Aufgabenbereiche dabei im Vordergrund stehen.

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Definition: Was ist Payrolling?

Zum Payrolling gehören sämtliche Prozesse und Abläufe, die mit der Berechnung, Dokumentation und Verwaltung von Löhnen und Gehältern in einem Unternehmen verbunden sind. Es geht dabei nicht nur um die Auszahlung des Gehalts an die Mitarbeitenden, sondern auch um rechtliche und administrative Aspekte.

Im Kern beginnt Payroll mit der Erfassung der Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit. Diese Daten sind die Basis für die Berechnung des Bruttolohns. In der Schweiz müssen hierbei verschiedene gesetzliche Bestimmungen beachtet werden, etwa der Umgang mit Mindestlöhnen, Arbeitszeitregelungen und besonderen Vergütungen wie Nacht- oder Sonntagszuschläge. Auf Grundlage des Bruttolohns werden dann Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO, ALV), berufliche Vorsorge (BVG), Unfallversicherung (UVG), Krankentaggeld (KTG) und, je nach Kanton und Wohnsitz des Arbeitnehmers, die Quellensteuer berechnet.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Payroll-Prozesses ist die korrekte und fristgerechte Meldung dieser Abzüge an die entsprechenden Behörden und Sozialversicherungsträger. In der Schweiz sind Unternehmen verpflichtet, monatlich oder jährlich detaillierte Meldungen zu machen, sodass alle Sozialversicherungsbeiträge und Steuern korrekt abgeführt werden. Hierbei ist ein hohes Mass an Genauigkeit und rechtlicher Kenntnis wichtig, da Fehler schwerwiegende finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Darüber hinaus beinhaltet Payroll die Erstellung und Verwaltung von Lohnausweisen und Jahresabrechnungen, die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden müssen. Diese Dokumente werden für die Steuererklärungen benötigt und geben detailliert Auskunft über den Bruttolohn, die geleisteten Abzüge und die ausgezahlten Beträge. Ein gut organisiertes Payroll-System sorgt dafür, dass diese Informationen jederzeit transparent und korrekt abrufbar sind.

Neben diesen administrativen Aufgaben ist Payroll auch für die Einhaltung und Umsetzung gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben verantwortlich. In der Schweiz ändern sich die gesetzlichen Bestimmungen rund um die Lohnbuchhaltung regelmässig, weshalb Unternehmen darauf achten müssen, dass ihre Payroll-Prozesse immer auf dem neuesten Stand sind.

Daher entscheiden sich viele Unternehmen dafür, Payroll an spezialisierte Dienstleister auszulagern, die über das nötige Fachwissen und die technischen Ressourcen verfügen, um diese Prozesse effizient und rechtssicher abzuwickeln.

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Wie funktioniert Payroll?

Payroll geht als umfassender Prozess weit über die einfache Gehaltsauszahlung hinaus und umfasst zahlreiche administrative und rechtliche Aufgaben. Ein gut organisiertes Payroll-System sorgt dafür, dass alle Daten transparent, korrekt und rechtssicher erfasst und dokumentiert werden. Der Ablauf beginnt mit der Erfassung aller relevanten Daten, die für die Berechnung der Löhne notwendig sind. Hierzu zählen:

  • Arbeitsstunden (inklusive Überstunden)
  • Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Mutterschaftsurlaub etc.)
  • Boni und Zuschläge (z. B. Nacht- oder Wochenendzuschläge)
  • Sachleistungen oder Zusatzvergütungen (z. B. Essenszulagen, Firmenwagen)
  • Kinderzulagen nach kantonaler Regelung

Diese Informationen werden in einer speziellen Software gesammelt und aufbereitet, so dass sämtliche Abzüge im auszuzahlenden Gehalt berücksichtigt werden und die erforderlichen Meldungen an die Sozialversicherungen und Behörden übermittelt werden können. Ergänzend wird eine übersichtliche Lohnbuchhaltung geführt, welche für die Steuererklärung benötigt wird.

Anschliessend erfolgt die Berechnung des Bruttolohns, welcher die Basis für die gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge bildet. In der Schweiz sind diese Abzüge vielfältig und umfassen unter anderem:

 

  • Sozialversicherungsbeiträge (AHV)
  • Beiträge zur beruflichen Vorsorge (BVG)
  • Unfall- und Krankenversicherungsbeiträge (UTG) (KTG)
  • Quellensteuer (abhängig vom Wohnkanton)

Ein essenzieller Bestandteil des Payroll-Prozesses ist die korrekte und fristgerechte Abführung dieser Abgaben an die jeweiligen Behörden und Versicherungsträger. Dabei ist der jeweilige Wohnkanton des Angestellten relevant. Sind die Angestellten in unterschiedlichen Wohnkantonen ansässig, so hat man die Deklarationen im jeweiligen Wohnkanton des Angestellten zu melden.

Unternehmen in der Schweiz sind verpflichtet, regelmässige Meldungen zu machen, damit alle Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ordnungsgemäss abgeführt werden. Ein gut funktionierendes Payroll-System minimiert hier das Risiko von Fehlern und sorgt für die fristgerechte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und jeweils die pünktliche Zahlung der Gehälter.

Nachdem die Abzüge berechnet und abgeführt wurden, erfolgt die Auszahlung des Nettolohns an die Mitarbeitenden. Dieser Prozess umfasst:

 

  • Erstellung und Verteilung von Lohnabrechnungen
  • Bereitstellung von Jahresausweisen (für die Steuererklärung der Mitarbeitenden)
  • Archivierung der Lohnunterlagen für gesetzliche und interne Zwecke

Was sind Payroll-Anbieter?

Payroll-Anbieter sind spezialisierte Dienstleister, die Unternehmen bei der gesamten Abwicklung der Lohnbuchhaltung unterstützen. Sie übernehmen sämtliche Aufgaben, die in einem umfassenden Payroll-Prozess anfallen. Dazu gehören:

  • Datenerfassung und -verwaltung
  • Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen
  • Abwicklung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern
  • Erstellung und Verteilung von Lohnabrechnungen und Jahresausweisen

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft nicht über eigenes Payroll-Personal verfügen, sind solche Anbieter eine attraktive Lösung, die kostengünstig eine grosse administrative und sensible Aufgabe übernehmen. Sie bieten professionelle Expertise und stellen sicher, dass…

 

  • gesetzliche Vorgaben eingehalten werden,
  • Änderungen in der Sozialversicherung und im Steuerrecht berücksichtigt werden,
  • effiziente und fehlerfreie Abläufe gewährleistet sind
  • die Gehälter pünktlich ausbezahlt werden

Auch grössere Unternehmen setzen auf externe Payroll-Dienstleister, um Kosten zu sparen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Die Vorteile der Auslagerung liegen dabei auf der Hand:

  • Flexibilität – anpassbare Lösungen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind
  • Technologische Integration – moderne Softwarelösungen für digitale und effiziente Lohnabrechnungsprozesse
  • Rechtssicherheit – ständige Anpassung an aktuelle gesetzliche Anforderungen

Viele Payroll-Anbieter bieten darüber hinaus zusätzliche Services an, wie beispielsweise:

 

  • Unterstützung bei der Personalverwaltung und HR-Prozessen
  • Steuerberatung und Optimierung
  • Integration und Verwaltung von Zeiterfassungssystemen

Was ist ein Payroll-Service?

Ein Payroll-Service ist ein externer Dienst, der Unternehmen bei der vollständigen Abwicklung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt. Dabei übernimmt der Anbieter alle wesentlichen Aufgaben, die mit der korrekten Berechnung, Dokumentation und Auszahlung der Gehälter verbunden sind.

Ziel ist es, Unternehmen zu entlasten, indem die komplexen und zeitintensiven Prozesse der Lohnbuchhaltung von Experten durchgeführt werden.

Ein typischer Payroll-Service umfasst mehrere zentrale Leistungen:

  • Berechnung und Auszahlung von Gehältern: Der Service erstellt monatliche Lohnabrechnungen unter Berücksichtigung aller relevanten Abzüge und Zuschläge.
  • Meldungen an Behörden: Alle gesetzlich erforderlichen Meldungen, wie z. B. die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern, werden fristgerecht und korrekt durchgeführt.
  • Erstellung von Jahresabschlüssen und Lohnausweisen: Der Service kümmert sich um alle wichtigen Dokumente, die Mitarbeitende und Behörden benötigen, insbesondere für die Steuererklärung.
  • Compliance-Management: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Änderungen im Arbeits- und Steuerrecht wird kontinuierlich überwacht und in die Abrechnungsprozesse integriert.
  • Beratung und Unterstützung: Zusätzlich bieten viele Payroll-Services rechtliche und administrative Unterstützung, etwa bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen oder bei der Optimierung interner Lohnprozesse.

Welche Aufgaben übernimmt ein Payroll Specialist?

Ein Payroll Specialist ist eine Fachkraft, die sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens spezialisiert hat. In dieser Funktion übernimmt sie eine zentrale Rolle in der Personal- und Finanzabteilung und sorgt dafür, dass alle Prozesse rund um die Lohnbuchhaltung korrekt, effizient und gesetzeskonform ablaufen.

Die Aufgaben eines Payroll Specialists sind vielfältig und umfassen sowohl administrative als auch analytische Tätigkeiten. Zu den Hauptaufgaben zählen:

 

  • Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Ein Payroll Specialist sammelt und aktualisiert alle relevanten Informationen der Mitarbeitenden, wie beispielsweise Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub), Gehaltsänderungen und andere Vergütungen oder Zulagen.
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Kernaufgabe eines Payroll Specialists ist die Berechnung der Brutto- und Nettolöhne. Hierbei werden alle relevanten Abzüge (z. B. Sozialversicherungsbeiträge, Steuern, Quellensteuer) berücksichtigt, um den Mitarbeitenden ein korrektes Gehalt auszuzahlen.
  • Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In der Schweiz ist die Lohnbuchhaltung mit zahlreichen gesetzlichen Anforderungen verbunden. Ein Payroll Specialist sorgt dafür, dass diese Vorgaben stets eingehalten werden und hält sich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden, um Anpassungen im Payroll-Prozess rechtzeitig umzusetzen.
  • Kommunikation mit externen Stellen: Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist die Zusammenarbeit mit Sozialversicherungsträgern, Steuerbehörden und anderen externen Institutionen. Dies umfasst die fristgerechte Meldung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuerzahlungen und anderen relevanten Informationen.
  • Erstellung von Berichten und Auswertungen: Payroll Specialists erstellen regelmässig Lohnabrechnungen, Lohnausweise und Jahresabrechnungen für die Mitarbeitenden. Zusätzlich führen sie interne Auswertungen und Berichte durch, die für die Finanz- und Personalabteilung oder das Management wichtig sind.
  • Unterstützung bei Audits und Prüfungen: Ein Payroll Specialist bereitet die notwendigen Unterlagen für interne oder externe Prüfungen vor und sorgt dafür, dass alle Dokumente und Daten korrekt und vollständig sind.

Welche Vorteile bietet ein Payroll-Service für Unternehmen?

Ein Payroll-Service bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die Auslagerung der Prozesse an spezialisierte Dienstleister profitieren Unternehmen auf vielfältige Weise:

 

  • Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
    Die Lohnbuchhaltung ist ein zeitintensiver Prozess, der detaillierte Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben erfordert. Ein Payroll-Service übernimmt die vollständige Abwicklung der Gehaltsabrechnung, von der Berechnung der Löhne bis hin zur Erstellung und Verteilung von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen. Unternehmen sparen so wertvolle Zeit und können ihre internen Ressourcen auf ihre Kernkompetenzen und strategischen Aufgaben konzentrieren.
  • Rechtssicherheit und Compliance
    In der Schweiz unterliegt die Lohnabrechnung strengen gesetzlichen Vorschriften, die sich regelmässig ändern. Payroll-Anbieter sind darauf spezialisiert, diese Vorgaben stets im Blick zu haben und umzusetzen. Sie sorgen dafür, dass alle Abrechnungsprozesse rechtskonform ablaufen, Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt und Meldungen fristgerecht erstattet werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und möglichen rechtlichen oder finanziellen Konsequenzen für das Unternehmen.
  • Kosteneinsparung
    Die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister kann langfristig Kosten sparen. Unternehmen müssen keine internen Payroll-Spezialisten beschäftigen, die kontinuierlich geschult werden müssen, um auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu bleiben. Zudem reduzieren sich die Aufwendungen für spezielle Payroll-Software und deren Wartung. Stattdessen profitieren Unternehmen von den bestehenden Systemen und der Expertise des Anbieters, ohne selbst hohe Investitionen tätigen zu müssen.
  • Zugriff auf Fachwissen und Expertise
    Payroll-Dienstleister verfügen über tiefgehendes Fachwissen und Erfahrung im Bereich der Lohnbuchhaltung. Sie sind stets über Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht informiert und passen ihre Prozesse entsprechend an. Unternehmen erhalten dadurch Zugang zu dieser Expertise, ohne eigene Spezialisten einstellen zu müssen. Insbesondere für ausländische Firmen, die sich in der Schweiz etablieren wollen, ist dies ein entscheidender Vorteil, um alle lokalen Vorschriften zu erfüllen und rechtssicher tätig zu sein.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
    Payroll-Anbieter bieten flexible Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Strukturen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Dies bedeutet, dass sowohl kleine als auch grosse Unternehmen von skalierbaren Dienstleistungen profitieren können, die je nach Bedarf angepasst werden. Ob monatliche Abrechnungen, die Verwaltung von Mitarbeitenden in verschiedenen Kantonen oder die Berücksichtigung von spezifischen Unternehmensstrukturen – ein Payroll-Service passt sich den Gegebenheiten an und ermöglicht eine massgeschneiderte Abwicklung.
  • Moderne Technologien und Softwarelösungen
    Payroll-Dienstleister setzen häufig moderne Softwarelösungen ein, die den Abrechnungsprozess digitalisieren und automatisieren. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Fehleranfälligkeit reduziert. Unternehmen profitieren von einem reibungslosen Ablauf und einem hohen Grad an Transparenz, da sie jederzeit Einblick in ihre Abrechnungsdaten haben. Die Nutzung fortschrittlicher Technologien ermöglicht eine effizientere Verwaltung und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen für die Personal- und Finanzabteilung.
  • Entlastung der internen Ressourcen
    Die Auslagerung der Payroll-Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Ressourcen gezielt einzusetzen. Anstatt wertvolle Zeit und Personal in die Verwaltung der Lohnabrechnung zu investieren, können diese Kapazitäten in strategische Projekte und das Wachstum des Unternehmens fliessen. Insbesondere in wachsenden Unternehmen oder bei Unternehmen mit internationalen Niederlassungen ist dies ein wesentlicher Vorteil, um flexibel und agil zu bleiben.
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Payrolling in der Schweiz mit dieVorsorge.ch

dieVorsorge.ch ist seit über 20 Jahren ein erfahrener Partner für ausländische Unternehmen, die sich in der Schweiz niederlassen und dort Mitarbeitende anstellen möchten. Mit tiefem Know-how in der Schweizer Gesetzgebung und einem umfangreichen Netzwerk unterstützt dieVorsorge.ch Firmen dabei, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und ihre Personalprozesse schnell und korrekt umzusetzen.

Im Rahmen des Payrolling-Services übernimmt dieVorsorge.ch eine Vielzahl von Aufgaben, die für eine rechtskonforme Lohnbuchhaltung erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem die monatliche Lohnabrechnung, die Erstellung von Jahresendberichten sowie die Koordination mit Sozialversicherungsträgern und Steuerbehörden.

Die Experten von dieVorsorge.ch kümmern sich ebenfalls um die gesetzlich notwendigen Registrierungen und beraten Unternehmen bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, die den schweizerischen Vorschriften entsprechen.

Mit umfassenden Dienstleistungen und langjähriger Erfahrung stellt dieVorsorge.ch sicher, dass alle Prozesse im Bereich Payroll reibungslos und regelkonform ablaufen. Dies ermöglicht es Unternehmen, administrative Hürden zu minimieren und ihre Energie auf den Ausbau ihres Geschäfts in der Schweiz zu richten.

Payroll: Fazit

Ein gut strukturiertes Payroll-System oder die Zusammenarbeit mit einem professionellen Payroll-Service kann Unternehmen erheblich entlasten und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit der Lohnabrechnung sicherstellen. Durch den Einsatz von Experten und moderner Technologie lassen sich Fehler minimieren und administrative Prozesse optimieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich stärker auf ihr Kerngeschäft und ihr Wachstum zu konzentrieren.

Währenddessen haben Sie die Gewissheit, dass alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden und die Gehälter pünktlich überwiesen werden. Für Unternehmen, die ihre Payroll-Prozesse auslagern möchten oder Unterstützung bei der Etablierung in der Schweiz suchen, bietet dieVorsorge.ch eine Lösung. Kontaktiere uns gerne und mache jetzt einen Termin für eine persönliche Beratung aus.

Fragen & Antworten

Welche Aufgaben gehören zu Payroll?

Zu den Aufgaben der Payroll gehören die Berechnung und Auszahlung von Gehältern, die Erfassung von Arbeitszeiten, die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die Erstellung von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Was ist eine Shadow Payroll?

Eine Shadow Payroll ist eine parallele Gehaltsabrechnung, die für Mitarbeitende erstellt wird, die international entsendet werden.

Was ist Payroll Outsourcing?

Payroll Outsourcing bezeichnet die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister, der alle Aufgaben rund um die Gehaltsabrechnung übernimmt.

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